CÁCH ĐẶT CÂU HỎI ĐỂ KHAI THÁC THÔNG TIN

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là một trong những bí mật giúp bạn thành công hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống. Câu hỏi có thể được phân loại theo nhiều cách. Tùy từng ngữ cảnh mà cách thức đặt câu hỏi cũng như loại câu hỏi được vận dụng sẽ khác nhau. Sau đây earlsdaughter.com sẽ giới thiệu đến các bạn những phương pháp đặt câu hỏi phổ biến nhất thường được sử dụng trong giao tiếp.

Bạn đang xem: Cách đặt câu hỏi để khai thác thông tin

*

Khái niệm về kỹ năng đặt câu hỏi

Để đặt câu hỏi hay, trước hết ta nên tìm hiểu kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Đặt câu hỏi là một kỹ năng trong nghệ thuật giao tiếp. Hỏi và đáp giúp trao đổi thông tin và nối dài cuộc nói chuyên. Nếu biết cách đặt câu hỏi, bạn sẽ có được những câu trả lời hữu ích, cần thiết.

Đặc biệt, qua việc đặt câu hỏi, bạn sẽ thiết lập được mối quan hệ, rèn luyện được tính mạnh dạn, ham học hỏi, chủ động. Trong nhiều trường hợp, việc đặt ra những câu hỏi hay, câu hỏi thông minh sẽ tạo được ấn tượng tốt với người khác.

*

Áp dụng những nguyên tắc khi đặt câu hỏi

Kỹ năng đặt câu hỏi để khai thác thông tin ở người bạn đang muốn tìm hiểu luôn là mục tiêu bạn muốn đạt được trong mọi cuộc giao tiếp. 

Dựa trên mức độ mối quan hệ để đặt câu hỏi

Nghệ thuật giao tiếp để thành công là phải biết dựa vào mức độ mối quan hệ để đặt câu hỏi. Giữa mình và người được hỏi có mối quan hệ thân thiết hay xã giao, bậc trên – dưới hay ngang hàng, khách hàng – người bán, đối tác, họ hàng… Tất cả điều này sẽ quyết định việc bạn sẽ áp dụng kỹ năng đặt câu hỏi như thế nào.

Mối quan hệ cũng sẽ giúp bạn sử dụng đại từ nhân xưng cho phù hợp trong cuộc nói chuyện. Ví dụ: Với anh em họ hàng thân thiết, bạn có thể sử dụng từ đơn thuần giản dị, với cấp trên sử dụng từ lịch sự, khiêm tốn hơn, với đối tác lựa chọn từ ngữ có phần lịch thiệp, với khách hàng cần dùng những từ ngữ mang tính thuyết phục…

Dùng ngôn từ, thái độ phù hợp

Khi đặt câu hỏi, bạn nên chú ý đến ngôn từ và thái độ của mình. Không nên hỏi quá dồn dập, hỏi một lúc quá nhiều câu và thái độ không mấy nhẹ nhàng. Nếu câu hỏi có nội dung nhạy cảm, tế nhị thì nên đặt câu hỏi một cách tinh tế, tránh trường hợp quá sỗ sàng.

Nếu bạn không biết cách dùng từ, bạn sẽ nhận lại được câu trả lời không như mong đợi. Thậm chí, từ cách đặt câu hỏi không đúng sẽ làm cho mối quan hệ xấu đi.

*

Mục đích, vai trò, phân loại câu hỏi

Tại sao đặt câu hỏi cần có mục đích? Khi chúng ta có được mục đích của câu hỏi thì chúng ta mới xác định được vấn đề (What)? và xác định được nguyên nhân là Tại sao (Why)? thu thập được những thông tin cần thiết là Ở đâu (Where)? khi nào (When)? và đối tượng là ai (Who)? và cuối cùng nó sẽ giúp chúng ta tìm ra phương pháp giải quyết vần đề (How)?

Vậy việc đặt câu hỏi có vai trò như thế nào?

Khiến khởi động được suy nghĩ của những người tham gia.Khuyến khích sự tham gia của đối tác.Dẫn dắt được tư duy và cuộc đối thoại.Tìm kiếm được sự đồng cảm của người tham gia.Tạo được môi trường thân thiện trong giao tiếp.

Rất nhiều người sợ việc đặt câu hỏi:

Sợ đối tác nghĩ mình không biết.Khi mình hỏi liệu đối tác có trả lời được cho mình hay khôngDo thói quen và tâm lý sợ nói trước đám đông

Nhưng nếu bạn đặt được câu hỏi đúng bạn sẽ nhận được rất nhiều ích lợi như:

Tập trung được suy nghĩ của người khác.Tạo được quan điểm chung.Xây dựng và củng cố được mối quan hệ tốt.Xoa dịu được những mâu thuẫn trong các cuộc tranh luận.Thể hiện sự chân thành, quan tâm đến người khác.Thể hiện sự thu hút cả tập thể.Truyền tải được sự tinh tế và nhạy bén của bạn.Khơi dậy những suy nghĩ và nhận được tư vấn của người khác.

Phân loại câu hỏi gồm có:

Theo cách đặt câu hỏi thì có câu hỏi mở và câu hỏi đóng. Câu hỏi đóng là câu hỏi giúp người khác nắm được nội dung theo hướng của bạn. Và câu trả lời thường là có hoặc không hoặc là chọn trong các phương án a,b,c… bạn đưa ra. Câu hỏi đóng giúp chúng ta giải quyết vấn đề nhanh chóng trong khi có rất ít thời gian. Câu hỏi mở là câu hỏi thường dùng cho việc bắt đầu một chủ đề mới, giúp cho cả người nghe và người nói cùng tư duy. Câu hỏi này thường được dùng khi chúng ta cần biết quan điểm hay ý kiến của đối tác về vấn đề.Theo cách trả lời thì có câu hỏi trực tiếp và gián tiếp.Theo định hướng thì có câu hỏi định hướng và câu hỏi chiến lược.

Câu hỏi định hướng là câu hỏi khi chúng ta cần thông tin gì thì đặt ngay vấn đề vào thông tin đó giúp cho đối tác tư duy rõ ràng và hiểu vấn đề hơn.

Xem thêm: 5 Bí Quyết Làm Giàu Nhanh Và Đơn Giản Nhất Mà Bạn Cần Biết, 10 Cách Làm Giàu Nhanh Nhất 2021 Ít Vốn Không Khó

*

Những sai lầm khi đặt câu hỏi

Tất nhiên trong quá trình giao tiếp không tránh khỏi những câu hỏi ngớ ngẩn, những sai lầm khiến cho cuộc đối thoại đi theo hướng khác. Đây là một điều các bạn thật sự cần nên tránh. Sau đây là những sai lầm thường gặp nhất.

Thuyết trình thay vì đặt câu hỏi: Thay vì hỏi bạn lại đi sâu vào vấn đề như chính bạn trả lời luôn câu hỏi cho chính bạn.Hỏi để hạ phẩm giá của người: Đó là trường hợp bạn biết chắc câu hỏi đó làm người đó không thể trả lời được do khác chuyên môn hoặc câu hỏi quá tế nhị ảnh hưởng đến cuộc sống hay danh dự của họ.Hỏi để khai thác thông tin, yếu điểm của đối thủ, từ đó áp đặt xoáy sâu vào những thông tin bất lợi đó. Điều này sẽ rất gây mất thiện cảm đối với người được hỏi.Không tập trung lắng nghe câu trả lời vì bạn nghĩ chắc rằng bạn đã biết, điều này giống như bạn đang khinh thường đối tác vậy.Hỏi những câu hỏi không phù hợp với đối tượng, không phù hợp với không gian, thời gian.

Kỹ năng đặt câu hỏi

Câu hỏi mở – Câu hỏi đóng

Câu hỏi đóng thường nhận được câu trả lời là một từ, hoặc câu trả lời rất ngắn. Ví dụ khi bạn hỏi “Bạn đã từng làm qua công việc này?” chỉ câu trả lời nhận được sẽ là “Có” hoặc “Không”; còn khi hỏi “Bạn có thể làm việc tại chi nhánh Phú Mỹ, Bà Rịa vũng Tàu” thông thường bạn sẽ được trả lời là "có" hoặc "không"

Câu hỏi mở sẽ dẫn đến câu trả lời dài hơn và thường bắt đầu bằng cụm từ cái gì, tại sao hay bằng cách nào. Một câu hỏi mở đánh vào kiến thức, sự hiểu biết, quan điểm hoặc cảm xúc của người trả lời. Bạn cũng có thể sử dụng các cụm từ “Quan điểm của bạn về chuyện này là…” hay “Hãy kể cho tôi nghe về…” để đặt câu hỏi mở.

Câu hỏi mở sẽ phát huy tác dụng trong trường hợp:

Phát triển một cuộc trò chuyện mở: "Anh có dự định gì cho mùa hè chưa?"Tìm kiếm thêm thông tin: “Chúng ta cần làm gì tiếp theo để đạt được thành công?"Tham khảo ý kiến người khác: “Anh nghĩ như thế nào về cách giải quyết này của tôi?”

Còn câu hỏi đóng sẽ hiệu quả khi bạn muốn:

Kiểm tra khả năng hiểu vấn đề của bạn hoặc người khác: “Vậy nếu tôi đạt trình độ này, tôi có được tăng lương không?”Kết thúc một cuộc đàm phán thương lượng, thảo luận hoặc ra quyết định: “Bây giờ chúng ta đã nắm được vấn đề, mọi người đều đồng ý đây là quyết định đúng đắn phải không?”Biểu mẫu: “Bạn có hài lòng với dịch vụ của khách sạn không?”

Câu hỏi đóng đặt ra không đúng lúc có thể “giết chết” cuộc đối thoại và dẫn đến sự im lặng đáng sợ. Tốt nhất chúng ta nên tránh các câu hỏi dạng này khi câu chuyện đang trôi chảy để tăng hiệu quả giao tiếp.

*

Câu hỏi “hình nón”:

Kỹ thuật đặt câu hỏi dạng hình nón bắt đầu từ những câu hỏi chung, sau đó đi vào trọng tâm trong mỗi câu trả lời để hỏi sâu hơn theo từng cấp độ. Loại câu hỏi này phổ biến khi người điều tra muốn lấy thông tin từ nhân chứng:

“Có bao nhiêu người tham gia vào trận ẩu đả?”“Khoảng 10”“Người lớn hay trẻ em?”

Bằng cách sử dụng kỹ thuật này, nhân viên điều tra đã giúp người làm chứng xây dựng lại tình huống và tập trung vào chi tiết hữu ích. Có thể anh ta sẽ nhận ra người thanh niên đội chiếc mũ như vậy trên một cảnh của CCTV. Nếu điều tra viên chỉ hỏi câu hỏi mở như “Có chi tiết nào anh có thể nói với tôi về những việc anh đã thấy?”, có thể anh ta sẽ không có được thông tin quý giá này.

Câu hỏi hình nón hữu dụng cho các tình huống:

Tìm thêm thông tin về một chi tiết cụ thể: “Hãy trình bày cho tôi thêm về phương án số 2”Thu hút hoặc làm tăng sự tin tưởng của người đang nói chuyện với bạn: “Anh có sử dụng dịch vụ của IT Helpdesk bao giờ chưa?”, “Họ có xử lý được lỗi không?”, “Thái độ của nhân viên tiếp chuyện anh như thế nào?”

*

Câu hỏi thăm dò

Sử dụng câu hỏi thăm dò là một cách tìm kiếm thông tin khác chẳng hạn như hỏi về một ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ về vấn để họ vừa nói. Có lúc bạn sẽ cần thông tin thêm để làm sáng tỏ vấn đề, “Công ty nằm ở khu vực nào? Khi nào tôi có thể bắt đầu làm việc được?”, hoặc để kiểm tra xem liệu có minh chứng nào cho điều vừa được đưa ra hay không, “Làm thế nào anh biết đội ngũ bán hàng không thể sử dụng dữ liệu mới?”

Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, nên sử dụng công thức “5 Vì sao” (5 whys) – một phương pháp giúp bạn nhanh chóng nắm được gốc rễ vấn đề.

Câu hỏi thăm dò được sử dụng khi:

Làm rõ vấn đề để hiểu thấu đáo toàn bộ câu chuyệnLấy được thông tin từ khi người nói đang cố gắng tránh né không tiết lộ cho bạn biết

Câu hỏi dẫn dắt

Câu hỏi dẫn dắt hướng người khác trả lời theo cách bạn nghĩ bằng một vài phương pháp sau:

Đi kèm với giả định: “Anh nghĩ dự án đó trễ bao lâu?”. Câu hỏi này thừa nhận rằng dự án trên sẽ không hoàn thành đúng thời hạn.Thêm vào một lời kêu gọi cá nhân để đồng ý ở phần kết: “Lori rất có năng lực, anh nghĩ thế chứ?” hay “Phương án 2 tốt hơn phải không?”Chọn lọc từ để đặt câu hỏi sao cho người trả lời dễ dàng nói “có” (xu hướng tự nhiên của việc trả lời “có” thay vì “không” chiếm một phần quan trọng trong câu hỏi lấy ý kiến): “Chúng ta sẽ chọn phương án 2 chứ?” dễ nhận được câu trả lời đồng ý hơn cách hỏi “Anh có muốn chọn phương án 2 hay không?”. Nên đặt câu hỏi mang tính cá nhân để dễ dàng đạt được sự đồng thuận ví dụ: “Anh có muốn tôi chọn phương án 2 không?” thay vì “Tôi chọn phương án 2 nhé?”Cho người trả lời lựa chọn giữa hai phương án – cả hai phương án này bạn đều thích thực hiện – thay vì chỉ đưa ra một giải pháp, hoặc không thực hiện gì cả. Nói chung thì khả năng “không chọn gì cả” vẫn có thể xảy ra khi bạn hỏi “Anh chọn phương án A hay B”, nhưng thường thì đa số sẽ chỉ nghĩ đến việc lựa chọn một trong hai phương án bạn đưa ra.

Chú ý rằng câu hỏi dẫn dắt/ có xu hướng đóng.

Câu hỏi dẫn dắt được sử dụng tốt khi:

Bạn muốn được nghe câu trả lời mong muốn nhưng vẫn để người khác có cảm giác rằng họ được quyền chọn.Kết thúc lời chào hàng: “Nếu anh không còn thắc mắc nào nữa, chúng ta quyết định giá chứ?”

*

Câu hỏi tu từ:

Câu hỏi tu từ không thật sự không phải là câu hỏi vì không đòi hỏi câu trả lời mà chỉ là những câu khẳng định được viết dưới dạng câu hỏi : Mẫu thiết kế của John rất sáng tạo phải không? 

Người ta sử dụng câu hỏi tu từ vì muốn người nghe dễ dàng đồng thuận và tham gia vào cuộc trò chuyện ( Đúng rồi. Tôi thích làm việc với một đồng nghiệp sáng tạo như thế ) – hơn là chỉ được thông báo về một sự thật hiển nhiên rằng John là một nhà thiết kế rất sáng tạo . (với câu nói này họ có thể trả lời Thì sao nào ? )

Câu hỏi tu từ được sử dụng tốt để:

Thu hút người nghe.

*

Với những chia sẻ của earlsdaughter.com về kỹ năng đặt câu hỏi có thể thấy hỏi không đơn giản chỉ là hỏi – đáp thông thường. Thông qua câu hỏi, đối phương cũng có thể nhận xét, đánh giá về văn hóa của bạn. Vì vậy, không chỉ thành thục kỹ năng đặt câu hỏi, bạn cũng nên trau dồi thêm cho mình kỹ năng trả lời câu hỏi trong giao tiếp. Có như vậy đích thành công sẽ ở rất gần bạn