Cách sử dụng phần mềm

earlsdaughter.com cơ bản Ứng dụng Chăm sóc khách hàng (CRM)Ứng dụng Quản lý Bán hàng Ứng dụng Quản lý Mua hàngỨng dụng Quản lý Kho Ứng dụng Quản lý Nhân viênỨng dụng Quản lý Tính lương Ứng dụng Quản lý Kế toán Ứng dụng Quản lý Sản xuấtỨng dụng Quản lý Chất lượngỨng dụng Quản lý Dự ánỨng dụng Quản lý Vòng đời sản phẩmỨng dụng Quản lý Bảo trì thiết bịỨng dụng Quản lý Chi phíỨng dụng Quản lý Tài sản

(i) Các dữ liệu tiềm năng trong phần mềm CRM

Online: Email, Facebook, Instagram, Zalo, các trang mạng xã hội,…

Offline: Nguồn trực tiếp thông qua các event, workshop,...

Bạn đang xem: Cách sử dụng phần mềm

a. Tạo mới các dữ liệu tiềm năng-Bước 1: Bạn chọn “Dữ liệu tiềm năng” trên Danh mụccủa phần mềm CRM. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách dữ liệu tiềm năng đã được tạo.

*


- Bước 2: Kích chọn “Tạo” để tạo mới dữ liệu tiềm năng. Với các thông tin bạn đã thu thập được từ các nguồn khác nhau, bạn sẽ nhập vào hệ thống để tạo thành một dữ liệu tiềm năng.

*

- Bước 3: Nhập các thông tin về khách hàng tiềm năng đã thu thập được lên phần mềm CRM

*

Tại đây bạn cần lưu ý các trường sau:

- Công ty: Công tycủa khách hàngtiềm năng

-Chiến dịch: khách hàng tiềm năng đếntừ chiến dịch marketing nào

-Trung gian: Phương thức để chuyển giao thông tin

Lưu ý: Nếu nguồn dẫn từ 1 công ty cụ thể và có đại diện thì khi đến bước tạo khách hàng liên quan đến nguồn dẫn, 2 đối tượng tương ứng sẽ được tạo ra trong danh sách khách hàng:

- Công ty

- Đại diện của công ty: Địa chỉ mail và số điện thoại

b. Chỉnh sửa thông tin của khách hàngtiềm năng trên phần mềm CRMMục đích: Để sửa các thông tin một khách hàng tiềm năng sẵn có, thực hiện các bước sau:-Bước 1: Bạn chọn tiềm năng cần Sửa-Bước 2: Bạn kích nút “Sửa”và thực hiện sửa các thông tin của dữ liệu tiềm năng

*

- Bước 3: Bạn kích chọn “Lưu” để lưu lại dữ liệu tiềm năng đã chỉnh sửa

c. Xóa dữ liệu tiềm năng trong phần mềm CRMMục đích: Xóa các dữ liệu tiềm năng dư thừa, nguồn dẫn sai thông tin.


- Bước 2: Check chọn “Các dữ liệu tiềm năng” cần xóa. Chọn “Hành động rồi chọn “Xóa”.

*

(ii) Chuyển Dữ liệu tiềm năng thành Cơ hội

- Cơ hội (Opportunity) trong phần mềm CRM Odoo là đại diện cho một hợp đồng dữ liệu tiềm năng.

Xem thêm: Cách Viết Content Hay: Thu Hút Và Thỏa Mãn Nhu Cầu Của Người Đọc


- Mỗi Cơ hội phải được theo dõi, đánh giá bởi một nhân viên bán hàng hoặc một đội ngũ bán hàng. Ngoài ra bạn cũng có thể theo dõi một cơ hội xem nó đã được tạo Báo giá chưa hay đang bị Hủy .
- Mục đích: Sau quá trình đánh giá và nhận thấy các dữ liệu tiềm năng có cơ hội cao hơn, thì người quản trị chuyên biệt chăm sóc cho dữ liệu tiềm năng đó sẽ chuyển các dữ liệu tiềm năng đó thành cơ hội.

*

-Bước 2: Bạn kích vào “Chuyển thành cơ hội”.

*

Đối với hoạt động chuyển dữ liệu tiềm năng thành cơ hội bạn cần lưu ý các thông tin sau về cách dùngchức năng phần mềm CRM::

Hành động chuyển đổi: Hệ thống đưa ra hai lựa chọn

+ Chuyển thành cơ hội: Tạo mới một cơ hội từ dữ liệu tiềm năng hiện tại+ Hợp nhất cơ hội đã tồn tại: Với một dữ liệu tiềm năng gồm các thông tin trùng với một cơ hội đã tồn tại, khi bạn lựa chọn hành động này thì hệ thống sẽ chuyển dữ liệu tiềm năng thành cơ hội và hợp nhất cơ hội vừa tạo với cơ hội đã tồn tại thành một.

Giao cơ hội này cho:

+ Nhân viên bán hàng: Chỉ định nhân viên sẽ trực tiếp quản lý, chăm sóc cơ hội hiện tại+ Đội ngũ bán hàng: Chỉ định nhóm bán hàng cho việc chăm sóc khách hàng

Khách hàng: hệ thống cung cấp tính năng liên kết khách hàng với cơ hội+ Liên kết với một khách hàng đã tồn tại: Hoạt động này sẽ chỉ định đến một khách hàng đã tồn tại trên hệ thống + Tạo mới một khách hàng: Tạo một khách hàng mới từ chính cơ hội hiện tại+ Không liên kết tới một khách hàng: Bạn chọn hoạt động này thì khi chuyển dữ liệu tiềm năng thành cơ hội sẽ không chỉ định đến khách hàng nào.
- Bước 3: Bạn kích nút “Tạo cơ hội”. Khi đó dữ liệu tiềm năng sẽ chuyển thành một cơ hội mới

(iii) Quản lý Cơ hội

Sau khi tiềm năng được chuyển thành cơ hội thì việc chăm sóc cơ hội sẽ sát sao hơn, quy trình chặt chẽ hơn, để phục vụ cho việc quản lý một các dễ dàng hơn, hệ thống ứn dụng -CRM- phần mềm ERP cung cấp một tính năng qua cách nhìn Kanban kéo thả.Việc tạo ra các giai đoạn sẽ giúp bạn hiểu rõ được tình hình hiện tại để có một cái nhìn rõ hơn về cơ hội và đi đến các hoạt động kế tiếp như thế nào.Các giai đoạn của cơ hội bao gồm:

Tạo mới – Bạn có thể tạo mới 1 cơ hội mà không cần qua giai đoạn dữ liệu tiềm năngThẩm định – Xác định nhu cầu của họ. Sau giai đoạn này kết quả mong đợilà:
Đề xuất - Thảo luận về một số giải pháp để xác định nhu cầu khách hàng và đưa ra giải pháp cụ thể để trả lời các nhu cầu đó. Sau giai đoạn này kết quả mong đợilà:
Đàm phán - Gửi đề xuất cuối cùng cho khách hàng và bắt đầu đàm phán. Sau giai đoạn này kết quả mong đợilà:

*


*

2) Sửa cơ hội

- Bước 1: Kích vào cơ hội cần sửa trong giao diện danh mục Cơ hội.- Bước 2: Nhấn “Sửa” và thêm/sửa những thông tin cần sửa trong Cơ hội.

*

Bạn chú ý các thông tin:

Cơ hội: Mô tả cơ hộiDoanh thu mong đợi: Nếu bạn có ước tính doanh thu mà cơ hội này sẽ mang đến và nhập vào trường này. Xác suất: Ước tính xác suất đạt được doanh thu mong đợi từ cơ hội hiện tạiKhách hàng: Cơ hội này liên quan đến KH/Công ty nào. Đóng được dự kiến: Dự kiến ngày mà cơ hội được đánh dấu là chiến thắngNhân viên bán hàng: Nhân viên sẽ theo dõi và phụ tráchs cơ hội nàyĐội ngũ bán hàng: Nhóm bán hàng sẽ phụ trách cơ hội nàyĐộ ưu tiênTừ khóa: Tìm kiếm nhanh cơ hội bằng từ khóa nàyBáo giá mới: Click vào báo giá mới cho phép người dùng tạo một báo giá cho khách hàngĐánh dấu thắng: Cơ hội thắng, đơn hàng được bán và hoàn thành mục tiêu tư vấnĐánh dấu thất bại: Cơ hội thất bại, cho phép bạn chọn lý do thất bại đã được cấu hìnhCuộc gặp: Cho phép bạn đặt lịch các công việc cần làm với khách hàng tại mỗi giai đoạn để thông báo và nhắc lịch để hoàn thành công việc tư vấn với khách hàng nếu cần.Ngoài ra bạn có thể di chuyển cơ hội của mình về các giai đoạn để tăng tỷ lệ thành công của cơ hội.Ngoài ra bạn có thể di chuyển cơ hội bán hàngcủa mình giữa các giai đoạn một cách nhanh chóng.

*


Ngoài ra nhìn vào chuỗi cơ hội, chúng ta hiển thị các cơ hội đang ở các giai đoạn khách nhau, đồng thời nhìn thấy được lịch hẹn đang ở trạng thái bị chậm trễ, tương lai, và hiện tại của khách hàng


*

3)Xóa cơ hội bán hàng trên phần mềm chăm sóc khách hàng CRM

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng

*
của cơ hội cần xóa và nhấn vào“Xóa”

*

(iv) Cách sử dụng báo giá trong phần mềm chăm sóc khách hàng CRM

Cơ hội qua quá trình chăm sóc và đàm phán thành công, ta có thể tiến hành tạo báo giá từ cơ hội đó. - Bước 1: Kích vào 1 cơ hội. Trên form cơ hội, kích vào “Báo giá mới
*

*

Từ đây bạn có thể nhập thông tin chi tiết cho báo giá và gửi đến cho KH. (Chi tiết gửi báo giá và bán hàng xem mục Bán hàng)