KICK-OFF MEETING LÀ GÌ

Việc hiểu rõ khái niệm Kick Off Meeting sẽ giúp công việc được sắp xếp khoa học, thuận lợi hơn.

Bạn đang xem: Kick-off meeting là gì

Vậy Kick Off Meeting là gì? Kick Off Meeting có tác dụng gì với việc quản trị chiến lược trong doanh nghiệp? Cùng earlsdaughter.com earlsdaughter.com khám phá chủ đề thú vị này ngay dưới đây!

*

III. Giá trị hữu ích của dự án Kick Off Meeting

Kick Off Meeting sẽ mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích như:

Thể hiện rõ tinh thần quyết tâm trước khi bắt đầu dự án.Tạo động lực, nhiệt huyết đến với tập thể.Giúp mọi người thấu hiểu lẫn nhau để cùng làm chung một cách đoàn kết, tích cực.Nắm được mục tiêu chung của dự án.Hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của từng nhân sự, phòng ban, bên cung cấp.Nhận được lòng tin từ các đối tác.Có sự cam kết chắc chắn từ các bên liên quan.Biết được quyền hạn của từng thành viên, giám đốc, đồng thời nắm được năng lực của cấp trên.Giúp mọi người biết về kế hoạch quản lý, tiến độ công việc, ngân sách dự chi, ràng buộc, thời gian thực hiện, rủi ro, hay những việc liên quan khác…Giải đáp thắc mắc của từng cá nhân trong dự án để nắm rõ thông tin hơn.Hỗ trợ cấp trên nắm rõ từng khâu công việc và người phụ trách chính.

IV. Các bước khởi động dự án Kick Off Meeting hiệu quả

1. Chuẩn bị

Để có thể chuẩn bị cho một buổi Kick Off Meeting hoàn hảo, bạn cần nắm rõ khái niệm Kick Off Meeting là gì và liệt kê chi tiết những thông tin cần thiết. Tùy theo tính chất, quy mô dự án mà bạn cần gửi bảng tổng hợp đi trước một đến vài ngày. Các nội dung cần có bao gồm: 

Tổng quan và lý do triển khai dự án.Mục tiêu chung của dự án.Phạm vi dự án.Các mốc tiến độ cần đạt được.Ngân sách dự chi .Phân chia nhân sự cho từng nhóm và các bên có liên quan.Quảng bá dự án.Phân tích các rủi ro, thực trạng sẽ gặp.Các ràng buộc và yêu cầu. Thông tin ngoài lề hay phần giải đáp các thắc mắc liên quan. 

2. Bắt đầu

Trước khi bắt đầu cuộc họp khởi động, người chủ trì thường sẽ mở màn bằng những hoạt động giải trí như văn nghệ, trò chơi team building… để tạo bầu không khí vui vẻ đến mọi người. Khi bắt đầu vào phần chính, giám đốc dự án sẽ phát biểu về lý do tổ chức buổi Kick Off Meeting, nội dung cuộc họp và những vấn đề cần trao đổi. 

Sẽ có nhiều ý tưởng mới hiệu quả khi tổ chức các cuộc họp khởi động dự án trong công ty

3.

Xem thêm: Hướng Dẫn Nhanh Máy Ảnh Kỹ Thuật Số Nikon D7000, Các Nút Trên Máy Ảnh Kỹ Thuật Số Nikon

Trọng tâm

Với cương vị là người quản lý, bạn cần chuẩn bị nội dung cho buổi Kick Off Meeting và điều hướng buổi trao đổi này. Đầu tiên, bạn nên giới thiệu sơ lược về cuộc họp khởi động dự án. Đó có thể là các nhân vật liên quan, phạm vi thực hiện, giả định và yêu cầu cần tuân theo, tiến độ cần hoàn thành, chi phí, rủi ro nội bộ và bên ngoài…

Sau thời gian mở đầu, bạn cần tuần tự trao đổi các vấn đề theo thứ tự trong kế hoạch và công bố phân chia công việc, quảng bá truyền thông, thời gian dự tính hoàn thành…

Xác định rõ mong muốn và mục đích với các bên hỗ trợ như bên đối tác, phòng ban, nhà cung cấp cũng vô cùng quan trọng. Nếu gặp khó khăn, bạn có thể tìm thêm sự hỗ trợ trong buổi Kick Off Meeting từ các bên liên quan. Như vậy, buổi họp sẽ nâng cao sự nhiệt huyết, nhận được sự đồng thuận từ khách hàng và nâng cao sự tin tưởng cũng như tỷ lệ thành công.

4. Kết thúc

Một phần không thể thiếu trong các buổi họp khởi động chính là phần trả lời thắc mắc của mọi người. Khi hoàn tất, bạn cần chốt lại buổi Kick Off Meeting bằng một biên bản rõ ràng, cụ thể với đầy đủ các dữ liệu quan trọng. Nó bao gồm kế hoạch làm việc, người phụ trách hoặc nhóm phụ trách, thời hạn hoàn thành của từng mục công việc. Biên bản này sẽ được gửi lại cho những bên liên quan và các cá nhân đã tham gia.